- Willkommens-Strecken für Neukunden
- Personalisiertes Angebot zum Geburtstag resp. einige Tage davor
- Reaktivierung von Warenkorb-Abbrechern
- Handlungsweichen aufgrund Klickverhalten im E-Mail
- usw.
Grundlagen der Automation
Welche Anwendungsfälle gibt es für die Automation?
Die Automation ist hauptsächlich dafür geeignet, standardisierte resp. wiederkehrende Prozesse für einzelne Kontakte zu planen und durchführen zu lassen.
Das vielleicht einfachste Beispiel ist ein Geburtstags-E-Mail eines Kontaktes. So lässt sich ein bestimmtes Gratulations-E-Mail personalisiert an einen Kontakt senden, wenn dieser Geburtstag hat. Die Voraussetzung ist natürlich, dass Sie den Geburtstag dieses Kontaktes kennen und mailXpert Zugriff auf diese Daten hat. Hier geht es zur Anleitung für den Geburtstags-Flow.
Dieses simple Beispiel lässt sich ausbauen: Sie könnten dem Kontakt automatisch eine Woche vor seinem Geburtstag einen Gutscheincode senden, der z.B. nur an seinem Geburtstag gültig ist. An seinem Geburtstag gratulieren Sie ihm und erinnern ihn daran den Gutschein einzulösen. Nun haben Sie in einem Drittsystem vielleicht die Möglichkeit zu prüfen, ob dieser Gutschein an diesem Tag eingelöst wurde und können diese Information an mailXpert weitergeben (z.B. via API). Je nach dem kann ein weiteres E-Mail an den Kontakt versendet werden, wo man sich nach der Zufriedenheit des Geschenks erkundigt oder ihm anbietet, den Gutscheincode in der folgenden Woche doch noch einzulösen. Einmal eingerichtet, funktioniert dieser Prozess für jeden Kontakt fortwährend ohne Ihr zutun.
Die Zahl der Anwendungsfälle ist nahezu unbegrenzt, richtig interessant ist eine Automation aber meistens dann, wenn diese mit einem Drittsystem kommuniziert (z.B. Online-Shop, Website, CRM etc.). Selbstverständlich können Daten auch via Kontaktimport aktualisiert werden, was aber ein manueller Schritt ist. Erst wenn die Systeme Daten automatisiert über die Schnittstelle austauschen können, kann sich der volle Wirkungsgrad der Automation entfalten.
Was gilt es bei der Automation grundsätzlich zu beachten?
Mit der Automation programmieren Sie Abläufe nach bestimmten Kriterien. Auch wenn diese «Programmierung» sehr intuitiv im «Automation Planner» von mailXpert erfolgt, setzt sie Planung und Sorgfalt voraus. Ein falsch programmierter Prozess könnte unerwünschte Folgen haben – und zwar so lange wie das Programm aktiv ist. Wir empfehlen Ihnen deshalb, bei der Erstellung von «Flows» in mailXpert, zuerst immer mit Test-Listen und Test-Segmenten zu arbeiten, bis der Prozess genauso abläuft, wie Sie es sich vorstellen. Zögern Sie nicht, unsere Beratung in Anspruch zu nehmen, wir helfen gerne!
Komponenten der Automation
Welche «Zutaten» sind für die Automation nötig?
Für die Automation benötigen Sie in erster Linie Daten, die Sie auswerten können und ggfs. verändern möchten. Eine Segmentierung der Kontakte ist ebenfalls erforderlich. Für diese bietet es sich in den meisten Fällen an, individuelle Felder des Typs «Ja/Nein» zu erstellen und dann je nach Wert zu segmentieren.
Für den Versand schliesslich sind E-Mails des Typs «Automations-E-Mail» erforderlich, welche sich wie andere E-Mails auch im E-Mail-Editor erstellen lassen.
Die Automations-Übersicht
Alles im Blick
In der Automationsübersicht überblicken Sie alle erstellten «Flows», wie wir die automatisierten Abläufe bei mailXpert nennen und erkennen auf einen Blick deren Status und Kontaktaktivität.
Der «Automation Planner»
Wie lege ich eine solche Automation an?
Über das grüne «+»-Symbol können Sie einen neuen Flow anlegen. Zunächst ist eine Bezeichnung zu vergeben, bevor ein leerer Flow oder ein Muster-Flow als Vorlage erstellt werden kann.
Alle Flows haben immer einen Startpunkt, der sich auf eine bestimmte Kontaktliste und ein bestimmtes Segment bezieht. In der Folge durchläuft ein Kontakt je nach Flow mehrere Aktionen bis er ein Ende erreicht, abbricht oder bei wiederkehrenden Prozessen (z.B. Geburtstag) auf den nächsten Durchlauf wartet.
Die derzeit verfügbaren Aktionen im Überblick:
Startpunkt
Hier definieren Sie, für welche Kontaktliste und welches spezifische Segment dieser Flow angewendet wird. Soll der Flow auf mehrere Segmente angewendet werden, muss unter «Kontakte» -> «Segmente» zunächst ein weiteres Segment angelegt werden, dass die gewünschten Segmente kombiniert.
Eine optionale Abbruchbedingung sorgt dafür, dass Kontakte in bestimmten Fällen direkt an ein Ende des Flows springen. Das ist z.B. in den Fällen sinnvoll, in denen Sie einen Kontakt mit mehreren E-Mails in grösseren Zeitabständen zu einer gewissen Aktion animieren möchten (z.B. Kauf eines Artikels im Online Shop) und diese Aktion dann tatsächlich eintritt. In diesem Beispiel würde mailXpert diese Information z.B. in Form eines Segmentes erhalten (Kunde hat Artikel x gekauft), so dass die Automation für diesen Kontakt unterbrochen wird und keine weiteren verkaufsunterstützenden E-Mails dieses Typs mehr verschickt werden.
Der Typ des Flows entscheidet darüber, ob ein Kontakt den Prozess nur ein einziges Mal oder beliebig oft durchlaufen kann. Bei Flows des Typs «Loop» ist besondere Vorsicht vor «Programmierfehlern» geboten, Kontakte könnten schlimmstenfalls mit E-Mails überflutet werden!
Verzögerung
Eine Verzögerungsaktion hält einen Kontakt an dieser Stelle für eine bestimmte Zeitdauer oder bis zu einem fix definierten Zeitpunkt auf. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, den Kontakt nur zu gewissen Wochentagen oder Tageszeiten an die nächste Aktion weiter zu schicken. Dies ist in folgendem Beispiel nützlich: Sie möchten einem Kontakt bei einer Neuregistrierung drei Tage Zeit geben, ehe Sie ihm ein erstes E-Mail mit Marketinginhalten zustellen. Hat sich der Kontakt aber zufälligerweise am Donnerstag abends registriert, würde Ihr E-Mail an einem Sonntagabend ausgelöst. Wenn Sie den Kontakt lieber zu Bürozeiten erreichen möchten, wäre es sinnvoll, als gültige Tage nur Montag bis Freitag und als gültige Stunden 08:00 – 17:00 Uhr zuzulassen. Ihr E-Mail würde dann zwar erst nach vier Tagen verschickt, dafür an einem Montagmorgen, pünktlich zum mutmasslichen Arbeitsbeginn.
Versand
Ein Versand erfordert ein E-Mail des Typs «Automations-E-Mail», welches Sie im Dropdown-Menü selektieren können. Die übrigen Einstellungen werden von der Kontaktliste übernommen, können bei Bedarf aber überschrieben werden.
Daten-Update
Das Datenupdate ermöglicht die Aktualisierung von Feldwerten. Derzeit ist das Daten-Update auf individuelle Felder des Typs «Ja/Nein» beschränkt. Mit dem Datenupdate können Sie beispielsweise Kontakte kennzeichnen, die einen Flow oder einen bestimmten Punkt im Flow passiert haben (z.B. «hat Willkommens-E-Mail erhalten»).
Benachrichtigung
Mit dieser Aktion lassen sich bestimmte (i.d.R. interne Personen) benachrichtigen, wenn ein Kontakt diese Aktion passiert hat. Dies ist beispielsweise nützlich, um Sales-Mitarbeiter über mögliches Nachfass-Potential zu informieren. Beachten Sie, dass für jeden Kontakt ein einzelnes Benachrichtigungs-E-Mail ausgelöst wird, was bei hohen Kontaktzahlen im Flow rasch zu einer E-Mail-Flut heranwachsen kann.
Handlungsweiche
Eine Handlungsweiche analysiert das Kontaktverhalten in Bezug auf einen bestimmten, vorangehenden Versand im aktuellen Flow. Es lässt sich damit überprüfen, ob ein Kontakt die E-Mail (wahrscheinlich) gelesen oder auf einen bestimmten Link geklickt hat. Wichtig ist, dass Sie vor dieser Handlungsweiche immer genügend Auswertungszeitraum einplanen (mit der Verzögerungsaktion), da die Analyse sonst nicht aussagekräftig ist und der Kontakt sofort durchgeschleust wird.
Segment-Weiche
Mit der Segment-Weiche kann anhand eines Segments den weiteren Verlauf im Flow bestimmt werden. Erstellen Sie ein Segment nach Ihren Kriterien, z.B. mit einem individuellen Felde des Typs «Ja/Nein».
Postkarte
Mit der Automation in mailXpert können Sie eine Aktion erstellen, mit der Sie Postkarten im Format DIN A6 drucken und direkt mit der Schweizerischen Post innerhalb der Schweiz verschicken können.
Welche Status kann ein Flow haben und welche Auswirkungen haben diese?
Ein Flow kennt folgende Status: «Aktiv», «Pausiert» oder «Designmodus».
Aktiv
Der Flow wird für jeden Kontakt ausgeführt, der den Startpunkt passiert. Es können keine Änderungen am Flow vorgenommen werden.
Pausiert
Der Flow wird nicht ausgeführt und Kontakte werden an dem Punkt aufgehalten, an dem sie sich befinden. Es können keine Aktionen gelöscht, aber neue hinzugefügt - und Automations-E-Mails ausgetauscht werden. Aktionen können nicht bearbeitet werden, mit Ausnahme des Startpunktes.
Designmodus
Ein neuer Flow startet jeweils im Designmodus. Im Designmodus können Aktionen hinzugefügt, bearbeitet und gelöscht werden.
Flow in den Designmodus zurücksetzen
Ein Kontakt kann einen Flow immer nur ein einziges Mal durchlaufen (Ausnahme: Typ «Loop»). Für Testzwecke kann es aber sehr nützlich sein, Testsegmente einen Flow mehrmals durchlaufen zu lassen. Mit der Funktion «Flow in den Designmodus zurück-setzen», werden die Kontakte wieder an den Startpunkt zurückversetzt. Dabei werden alle Statistiken zu diesem Flow ebenfalls zurückgesetzt.
Die Auswertung
Wo erhalte ich Informationen über den Verlauf eines Flows?
Bereits im «Automation Planner» erkennen Sie anhand der umkreisten Ziffern neben einer Aktion in Echtzeit, wie viele Kontakte sich derzeit an einer bestimmten Stelle im Flow befinden.
Die detaillierte Statistik zu den Flows finden Sie unter dem Menü «Auswertung» -> «Automation». Neben den einzelnen Auswertungsarten finden Sie ausserdem Verweise auf Kontaktlisten, die die Kontakte nach bestimmten Kriterien darstellen, wie z.B. «Alle Kontakte, die Ende 1 erreicht haben».
Jeder einzelne Versand ist ausserdem in der Tabelle der Sendungen zu sehen und wird dem Logbuch eines Kontaktes hinzugefügt.