Postkarten mit der Automation verschicken

Grundlagen

Mit der Automation in mailXpert können Sie eine Aktion erstellen, mit der Sie Postkarten im Format DIN A6 drucken und direkt mit der Schweizerischen Post innerhalb der Schweiz verschicken können.

Bitte beachten Sie: Eine Postkarte kostet inkl. Druck und Versand mit A-Post je CHF 2.- pro Empfänger. Um Postkarten verschicken zu können, müssen Sie über ausreichend Postkarten-«Credits» verfügen, wobei ein «Credit» einer Postkarte, als CHF 2.- entspricht.

Um die Funktionalität testen zu können, sind in jedem Kundenkonto bereits einige kostenlose Credits verfügbar. Die Anzahl Ihrer Credits können Sie jederzeit unter «Verwaltung» → «Mein Abo» einsehen. An selbiger Stelle können Sie ausserdem Credits bestellen, diese werden Ihnen gegen Rechnung aufgeladen.

Vorgehensweise: Postkarten mit der Automation verschicken

1. Vorbereitung der Kontakte

Definieren Sie zuerst ein Segment von Kontakten, für welche die Automation genutzt werden soll. Am einfachsten ist es, wenn Sie mit individuellen Feldern des Typs «Ja/Nein» segmentieren.

Bitte beachten Sie: Um eine Postkarte zu versenden, sind Vorname, Name, Adresse, PLZ und Ort erforderlich. Stellen Sie sicher, dass diese Informationen für diejenigen Kontakte in mailXpert hinterlegt sind, denen Sie eine Postkarte schicken möchten.

2. Einrichten eines Testsegments

Wiederholen Sie den Schritt 1 für ein Test-Segment, dem nur Sie und evtl. weitere Testpersonen zugewiesen sind.

Wichtig: Testen ist in E-Mail-Marketing und Automation «Pflicht»!

3. Skizzieren der Automation

Wann resp. in welchen Fällen möchten Sie eine Postkarte verschicken? An einem bestimmten Termin? Wenn ein Kontakt sich anmeldet oder gewisse Bedingungen erfüllt?

Skizzieren Sie den Ablauf am besten zuerst auf einem Blatt Papier. Wenn Sie mailXpert bereits über die Schnittstelle mit Drittsoftware verbunden haben, können Sie beispielsweise eine Bestellung als Auslöser definieren.

4. Erstellen des Flows

Bauen Sie den skizzierten Ablauf nun als «Flow» in der mailXpert-Automation nach.

Wichtig: Verwenden Sie im Startpunkt auf jeden Fall zuerst das Test-Segment!

• Fügen Sie das Element «Postkarte» an der gewünschten Position in Ihren Flow ein.

• Laden Sie für die Vorderseite ein Bild in guter Qualität im Seitenverhältnis 1819 Pixel (Breite) / 1311 Pixel (Höhe) hoch.

• Wenn Sie möchten, laden Sie ein eigenes Bild für die Briefmarke im Seitenverhältnis 342 Pixel (Breite) / 248 Pixel (Höhe) hoch.

• Verfassen Sie den gewünschten Text. Sie können dabei die aus dem E-Mail-Editor bekannten Textbausteine verwenden, z.B. [greeting], [vorname], [indiv_feldname] etc. Eine Formatierung (fett/kursiv ) ist in diesem Text nicht möglich. Die Zeichenlänge ist aufgrund der unterschiedlichen Zeichenbreite nicht fix begrenzt. Prüfen Sie in der Vorschau daher, ob alles Platz hat.

• Zusätzlich zum Text kann unten links ein weiterer Platzhalter genutzt werden. Entweder in Form von zusätzlichem (kleiner dargestelltem) Text, ein kleines Bild im Seitenverhältnis 777 Pixel (Breite) / 295 Pixel (Höhe) oder ein QR-Code.

• Wenn Sie die Postkarte in mehreren Sprachversionen benötigen, befüllen Sie die Sprachentabs entsprechend.

• Prüfen Sie in der Vorschau die gestaltete Postkarte, ggfs. in verschiedenen Sprachvarianten.

• Definieren Sie nun den gewünschten Absender.

• Lassen Sie das Kästchen zum Aktivieren des Versandes zu diesem Zeitpunkt noch leer.

• Speichern Sie Ihren Postkarten-Entwurf.

5. Testen des Flows

Für einen ersten Testlauf brauchen Sie das Postkarten-Modul noch nicht zu aktivieren. Es wird in diesem Fall für jeden Kontakt einfach übersprungen. Stellen Sie mit diesem ersten Testlauf sicher, dass der Flow wie vorgesehen abläuft und nehmen Sie ggfs. entsprechende Anpassungen vor.

Überprüfen Sie im Startpunkt zuvor nochmals die voraussichtliche Anzahl der betroffenen Kontakte, bevor Sie den Flow aktivieren.

Sie können den Flow dazu zwischendurch immer wieder neu starten, indem Sie den Flow pausieren und anschliessend in den Design-Modus zurücksetzen.

Für einen «echten» Testlauf aktivieren Sie im Postkarten-Modul das entsprechende Kästchen. Erreicht ein Kontakt mit vollständigen Adressangaben nun dieses Modul im Flow, wird die Postkarte automatisch gedruckt und mit A-Post an den Kontakt verschickt.

Dafür wird jeweils ein «Credit» im Wert von CHF 2.- von Ihrem Postkarten-Guthaben abgezogen. Das Postkarten-Guthaben können Sie unter «Verwaltung» → «Mein Abo» erhöhen. Für Testzwecke stehen Ihnen von Beginn weg aber einige Credits zur Verfügung.

6. Aktivieren des Flows

Wenn der Flow wie gewünscht abläuft und die gedruckte Postkarte Ihren Vorstellungen entspricht, können Sie den Flow zurücksetzen und den Startpunkt so anpassen, dass er nun das «echte» Segment bedient.

Aktivieren Sie den Flow wieder und lehnen Sie sich zurück, während mailXpert nun automatisch für Sie arbeitet!

Fragen und Antworten

Wann kommt die Postkarte beim Empfänger an?

In der Regel wird die Postkarte am folgenden Arbeitstag gedruckt und dann per A-Post verschickt. Sie sollten also zwei Tage einrechnen ab dem Aktionszeitpunkt in mailXpert und allfällige arbeitsfreie Tage berücksichtigen.

Kann ich den Aufbau der Postkarte (Textfelder) sowie Schriftgrösse und Farbe nicht ändern?

Sowohl die Struktur der Postkarte, als auch Textformatierung sind derzeit vorgegeben und können nicht verändert werden. Sie können im Text aber alle UTF-8 Zeichen verwenden. Wenn Sie damit experimentieren, sollten Sie auf jeden Fall zuerst eine Test-Postkarte an sich selbst schicken.

Kann ich die Frontseite personalisieren?

Eine personalisierte Frontseite ist im eigentlichen Sinne nicht möglich. Sie könnten in der Automation aber mit Segment-Weichen arbeiten und so verschiedene Postkarten-Versionen in Ihrem Flow planen.

Gibt es Einschränkungen bezüglich der Bildwahl?

Anstössige Bilder sind nicht zulässig. Darüber hinaus jedes Bild, dass Marken-, Urheber- oder Eigentumsrechte verletzt.