Wie kann ich von meinen bestehenden Kontakten eine Einwilligung einholen? (Bzgl. DSGVO)

Wenn Sie noch nicht mit der DSGVO- resp. Datenschutz-Thematik vertraut sind, finden Sie in unserem White Paper umfangreiche Informationen dazu.

Falls Sie von Ihren bestehenden Kontakten keine «eindeutige, gemäss DSGVO-Richtlinien belegbare Einwilligung» haben, dass Sie diese anschreiben dürfen und dies gerne nachholen möchten, stehen Ihnen zwei verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl:

Neuanmeldung inkl. Double-Opt-in-Prozess

Sie können in mailXpert neben Ihrer bestehenden Kontaktliste eine neue Liste eröffnen (klicken Sie dafür auf Kontakte, danach auf das Dropdown neben Ihrer Kontaktliste und auf Verwaltung von Kontaktlisten. Mit dem grünen Plus-Symbol auf der rechten Seite können Sie eine neue Kontaktliste eröffnen).

In der neu eröffneten Kontaktliste generieren Sie ein Anmeldeformular (Anleitung dazu) und binden dieses z.B. auf einer versteckten Seite Ihrer Webseite ein. Nun senden Sie einen Newsletter an Ihre bestehenden Kontakte mit der Aufforderung zur Neuanmeldung und integrieren dort den Link zur Seite mit dem Anmeldeformular. Sobald ein Kontakt den Anmeldeprozess durchläuft, wird er automatisch in der neuen Kontaktliste gespeichert und Sie haben damit die offizielle Einwilligung nach DSGVO-konformem «Double-opt-in-Verfahren» eingeholt.

Nun können Sie die Kontakte aus der neu erstellten Liste für Ihre weiteren Sendungen bedenkenlos nutzen.

Einwilligung über die Empfängerprofil-Anpassung

Sie können die Einwilligung Ihrer Kontakte auch über das Empfängerprofil einholen. Wichtig ist hierbei, dass Sie zuerst ein geeignetes individuelles Feld eröffnen (z.B. ein «Ja/Nein-Feld» mit der Bezeichnung 'Ja, ich möchte weiterhin Newsletter des Unternehmens XY erhalten').

Nun können Sie das Empfängerprofil-Formular anlegen (Anleitung dazu) und integrieren dabei das neu erstellte «Ja/Nein-Feld».

Wenn Sie sich bei einer Anpassung eine Benachrichtigung per E-Mail zusenden lassen, haben Sie zudem eine Kopie der offiziellen Einwilligung des Empfängers, welche Sie aufbewahren können.

Um für zukünftige Sendungen nur diejenigen Kontakte anzuschreiben, welche die Einwilligung gegeben haben, wird noch ein entsprechendes Segment benötigt. Als Segment wählen Sie das erstellte «Ja/Nein-Feld» aus und setzen als Kriterium 'gleich JA'. Damit enthält das Segment alle Empfänger, die die Einwilligung erteilt haben. Nun können Sie entweder dieses Segment exportieren und in eine neue Liste importieren oder Sie wählen bei zukünftigen Sendungen jeweils nur noch dieses Segment aus.